제발 결론부터 말해줘!

보고의 기본은 두괄식

MBA 과정 중, 엘리베이터 피치는 대개 필수 과목에 포함되어 있다. 엘리베이터 피치는 엘리베이터가 이동하는 굉장히 짧은 시간(30초~1분)이내에 자신의 아이디어를 전달하는 스피치를 뜻한다. 이의 목표는 엘리베이터에서 내리기 전에 투자자의 명함을 받고 차기 미팅 기회를 잡는 것이다. 수업에서는 반복적인 실습을 통해서 짧은 시간동안 나의 메세지를 전달하는 훈련을 한다. 그 만큼 자신의 메세지를 간결하게 핵심만 전달하는 것이 비지니스세계에서는 중요하다는 것을 반증한다. MIT Sloan에서는 특히 엘리베이터 피치의 중요성을 강조하며 그 일환으로 MIT $100K Entrepreneurship Pitch Contest를 매년 개최하기까지 한다. 

소통을 하는 것과 보고를 하는 것은 다르다. 대부분의 리더들은 하루에도 수백건의 보고를 받는다. 보고에는 대면보고, 화상보고, 이메일 보고가 주를 이루고 요즘은 카톡이나 메세지로도 정보를 주고  받는다. 이메일은 내가 수신자인 경우 뿐만 아니라 참조까지 포함하면 하루에 100건은 족히 넘는다. 여러 단체대화 방에서 보고되는 정보 공유는 제외하더라도 그 수는 무지막지하다. 때에 따라서는 여러 미팅에 참석해야 하는 날들도 있기 때문에, 제한된 시간에 많은 업무를 하려면 업무를 효율적으로 해야 한다. 그렇지 않으면, 해야 할 일들이 계속 쌓일 수밖에 없다. 

[100년 달력]에서 언급한 것처럼, 시간은 가장 희소하면서도 비싼 자원이다. 누구 하나 바쁘지 않은 사람이 없다. 그래서 당부하는 것들 중 하나가 보고는 결론부터 말하라는 것이다. 핵심을 얘기하기 위해 서두부터 길게 늘어질 필요가 없다.

"사장님, 급하게 보고드릴 것이 있어서 들어왔습니다."
"어서오게, 무슨 일인데?"
"저희 본부는 지난 몇 달 동안 열심히 노력해 왔고, 팀들은 정말 힘들게 일했습니다. 야근을 당연시하고, 주말도 희생하면서요." "그런데, 고객사의 요구사항이 변경되면서 프로젝트는 예상보다 더 복잡하게 진행되었고, 예산 초과와 일정 지연이 발생했습니다. 그리고 팀 간의 의사소통 문제도 있었습니다."
"이에 대한 결과로 저희는 추가 예산을 투입해야 했고, 일정은 지연되었습니다."
 "그랬었군요."
"하지만, 좋은 소식은 고객사에서 저희 프로젝트 결과물에 만족하며 2차 과제도 같이 하자고 합니다. 진행과정에 우여곡절이 있었지만 결과적으로 우리 프로젝트는 예상보다 더 큰 성과를 얻었습니다."

리더를 절망의 끝까지 밀어붙인 후 승리의 기쁨을 알려줘서 고맙긴 하지만, 까딱하면 숨이 넘어갈것 같다. 굿 뉴스인지 배드 뉴스인지 끝까지 참고 들어야 한다. 이렇게 보고를 받는 리더는 끝까지 긴장할 수 밖에 없다.

한마디, 한 문장이면 끝날 보고, 확인을 여러 문장을 통해 보고, 확인을 해야 한다면 바쁜 리더에게 긴장감을 고조 시킬 필요는 없다. 또한 그 시간을 기다리는 리더에게는 얼마나 비효율적인 시간인가? 순서를 바꿔보자.

 

"사장님 좋은 소식이 있어서 급하게 들어왔습니다."
"좋은 소식이라고? 기대되는 군!"
"이번 프로젝트 결과에 대해서 고객사에서 만족하며 2차 과제도 같이 하자고 합니다. 진행과정에 우여곡절이 있었지만 결과적으로 우리 프로젝트는 예상보다 더 큰 성과를 얻었습니다."
"축하하네, 힘든 점은 없었나?"
"고객사의 요구조건이 변경되면서 프로젝트는 예상보다 더 복잡하게 진행되었고, 예산 초과와 일정 지연이 발생했습니다."

 

구두보고의 예를 들었지만, 이메일도 마찬가지다. 이메일을 쓸 때도 결론부터 먼저 말해야 한다. 이메일을 끝까지 읽는데 시간을 낭비하게 만들지말고 최대한 시간을 단축시키려고 상호 노력해야 한다.

물론 심도 있게 여러 정보를 확인하고, 여러 번의 보고, 검토, 논의를 통해 결정해야 할 때도 있다. 하지만, 대부분의 일은 그렇지 않다. 특히 상사에게 보고를 할 때는 상사가 원하는 정보만 간단명료하게 전달을 해야 한다.